3 cách cắt giảm chi phí khi mua máy photocopy văn phòng có thể bạn chưa biết?

Chi phí trung bình của máy photocopy văn phòng là bao nhiêu?

Để một doanh nghiệp xác định chi phí trung bình của một máy photocopy văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của họ, điều quan trọng là phải bắt đầu bằng cách tính toán khối lượng sao chép hàng tháng. Điều này có thể đạt được bằng cách xem xét hồ sơ sao chép của 12 tháng qua để xác định mức trung bình hàng tháng.

Sau khi khớp khối lượng sao chép thông thường với tốc độ cần thiết, doanh nghiệp có thể thu hẹp tiêu chí của mình để chọn một máy photocopy tầm thấp, tầm trung hoặc tầm cao với khối lượng hàng tháng phù hợp, thường là từ dưới 8.000 bản mỗi tháng cho mục đích sử dụng tốc độ thấp (phù hợp với máy photocopy công suất thấp) lên đến 75.000 bản sao mỗi tháng để sử dụng cho mục đích thương mại (phù hợp với máy photocopy công suất trung bình hoặc cao).

Để sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ, một máy photocopy nhỏ gọn với khối lượng sao chép thấp có thể có giá từ 10 triệu đồng cho đến hơn 20 triệu đồng. Loại máy này có thể được sử dụng để sao chép A4 và giấy pháp lý, cũng như phong bì và nhãn. Một máy photocopy văn phòng công suất thấp cũng có thể được liên kết trực tiếp với mạng máy tính văn phòng để có chức năng tốt hơn.

Để có khối lượng và tốc độ sao chép cao hơn, doanh nghiệp có thể chọn một máy photocopy đa chức năng có thể có giá lên đến hơn 30 triệu đồng. Loại máy photocopy này sẽ mang theo một số tính năng bổ sung để cải thiện năng suất tại nơi làm việc, bao gồm quét tài liệu và fax nội bộ.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, một văn phòng lớn với nhu cầu sao chép khối lượng lớn có thể được hưởng lợi từ một máy photocopy công suất cao có thể tạo ra tới 200.000 tài liệu một tháng mà không gặp sự cố. Đối với một máy photocopy cỡ này, cần phải có một khoản đầu tư đáng kể, dao động từ 100 triệu đồng cho đến hơn 300 triệu đồng.

3 cách cắt giảm chi phí khi mua máy photocopy văn phòng

Để giữ cho việc mua máy photocopy có giá cả phải chăng, bạn hãy xem xét các mẹo hữu ích sau:

• Đào tạo nhân viên kỹ càng để ngăn ngừa các vấn đề sửa chữa máy photocopy. Một khi mọi nhân viên hiểu cách sử dụng máy photocopy đúng cách, các sự cố chạy máy sẽ ít xảy ra hơn và không phải bảo trì đột xuất, bao gồm cả kẹt giấy hoặc vệ sinh máy không đúng cách.
• Bạn nên tập trung vào bảo trì phòng ngừa cho máy. Các chủ doanh nghiệp nên đọc hướng dẫn sử dụng máy photocopy văn phòng từ đầu đến cuối để tuân thủ lịch bảo trì thường xuyên, điều này sẽ kéo dài tuổi thọ của máy để tối đa hóa khoản đầu tư.
• Tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia để giữ gìn máy photocopy. Khi có dấu hiệu đầu tiên của sự cố, điều quan trọng là bạn phải liên hệ với một người sửa chữa chuyên nghiệp, người có thể khắc phục sự cố đúng cách ngay lần đầu tiên để tránh tốn nhiều tiền sửa chữa hơn mức cần thiết, nếu bạn tự ý sửa chữa không đúng cách.

Lời kết

Mua sắm một chiếc máy photo văn phòng có giá cạnh tranh là bước đầu tiên đúng hướng để giảm thiểu chi phí. Từ đó, bạn cần thực hiện thường xuyên việc sử dụng và bảo trì máy photocopy đúng cách tại nơi làm việc, để kéo dài tuổi thọ của máy và ngăn ngừa bất kỳ lỗi nào của người dùng có thể gây ra thiệt hại cho máy photocopy văn phòng.

Tại cổng thông tin Websosanh.vn luôn có thông tin và giá cả của nhiều dòng sản phẩm máy photocopy văn phòng, đi kèm với các gói dịch vụ của nhà cung cấp đang chờ bạn khám phá và so sánh giá!