Cách xử lý bảo trì máy photocopy văn phòng đơn giản dân văn phòng nào cũng tự làm được

3 vấn đề phổ biến nhất dẫn đến việc máy photocopy phải bảo trì liên tục

Tuy trong quá trình sử dụng máy photo văn phòng có thể xảy ra biết bao vấn đề phát sinh nhưng đây chính là 3 vấn đề phổ biến nhất:

1. Kẹt giấy

Kẹt giấy có vẻ giống như một thực tế trong cuộc sống của máy photocopy văn phòng, nhưng nó thường được gây ra bởi lỗi người dùng. Kẹt giấy thường xuyên có thể làm hỏng linh kiện bên trong của máy photocopy khiến cho việc sửa chữa trở nên tốn kém hơn.

2. Tiêu hao mực in không kiểm soát được

Máy photocopy văn phòng có thể hết mực nhanh chóng nếu nó không được chăm sóc thường xuyên theo lịch bảo dưỡng định kỳ.

Mặc dù một số kiểu máy photo văn phòng có thể sử dụng nhiều mực hơn những kiểu máy khác, nhưng việc theo dõi thường xuyên lượng mực được sử dụng có thể giúp bạn sớm phát hiện các vấn đề cơ bản nghiêm trọng hơn.

3. Máy photocopy quá nóng

Bảng đèn LED của máy photocopy sẽ hiển thị thông báo cảnh báo nếu máy photocopy có nguy cơ quá nóng. Một máy photocopy văn phòng khi bị quá nhiệt cần được chú ý sửa chữa ngay lập tức trước khi nó tự gây hỏa hoạn, rất nguy hiểm cho nhân viên và tài sản của doanh nghiệp.

Cách xử lý bảo trì máy photocopy văn phòng đơn giản dân văn phòng nào cũng tự làm được

Bảo trì máy photocopy văn phòng là một việc khó thường do các nhân viên kỹ thuật thiết bị văn phòng đảm nhận tuy nhiên nếu máy photo của bạn đang gặp 1 trong 3 vấn đề phổ biến trên cần xử lý nhanh chóng và cắt giảm bớt chi phí bảo trì thì bạn có thể thực hiện theo 1 số cách đơn giản sau:

1. Thường xuyên vệ sinh máy photocopy văn phòng định kỳ

Theo đó bạn có thể vệ sinh máy photo văn phòng định kỳ theo quý hay năm với các bước làm sạch có thể bao gồm:

• Làm sạch đường dẫn giấy
• Làm sạch con lăn
• Làm sạch bộ lọc

2. Chăm sóc và bảo dưỡng hàng ngày cho máy photocopy văn phòng

Việc vệ sinh theo quý hay năm là một quá trình chăm sóc dài hơi, tuy nhiên việc chăm sóc và bảo dưỡng hàng ngày cho máy photo của bạn cũng không kém phần quan trọng.

Theo đó, các bước chăm sóc và bảo dưỡng máy photo văn phòng đơn giản chỉ là:

• Gỡ giấy kẹt
• Lau sạch bụi giấy bên trong
• Tháo ngăn kéo giấy và kiểm tra giấy bị kẹt
• Đóng cửa và ngăn kéo
• Kiểm tra mức mực in còn nhiều hay không
• Làm sạch con lăn và kính

Tùy thuộc vào kiểu máy photocopy, bạn có thể làm theo hướng dẫn bổ sung của nhà sản xuất để bảo trì hàng ngày trong hướng dẫn sử dụng của mình. Nhiều hạng mục thông thường sẽ cần được chăm sóc thường xuyên, chẳng hạn như thay mực và hộp mực in theo lịch trình và làm sạch bụi trên thân máy.

3. Nắm rõ thỏa thuận hợp đồng bảo trì máy photocopy văn phòng của bạn

Dù bạn thuê máy photocopy văn phòng từ một đơn vị khác hay mua mới hoàn toàn thì bạn cũng nên mua thêm thỏa thuận dịch vụ bảo trì như một biện pháp bảo vệ bổ sung khi mua máy photocopy văn phòng cho bạn.

Hầu hết các thỏa thuận bảo trì sẽ bao gồm việc kiểm tra dịch vụ thường xuyên dựa trên khối lượng bản sao ước tính. Khi số lượng bản sao cao hơn được đặt trong một thỏa thuận, phí mỗi bản sao sẽ tự động giảm xuống. Để tránh bội chi, điều quan trọng là phải thiết lập khối lượng bản sao trung bình hàng tháng của doanh nghiệp bạn trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ bảo trì máy photocopy.

Nếu máy photocopy gặp sự cố về cơ khí, thông thường thỏa thuận bảo trì sẽ bao gồm chi phí kỹ thuật viên thực hiện dịch vụ sửa chữa máy.

Khi ký thỏa thuận dịch vụ bảo trì tiêu chuẩn, bạn nên bao gồm cả các nhiệm vụ sửa chữa phòng ngừa và khắc phục (như các cuộc gọi dịch vụ theo lịch trình và các cuộc gọi sửa chữa đột xuất). Trong hợp đồng, dịch vụ bảo trì phải bao gồm chi phí vận chuyển, nhân công, các bộ phận thay thế và các vật tư vận hành khác.

Lời kết

Khi cần bảo dưỡng, bảo trì máy photocopy văn phòng, tùy theo hợp đồng dịch vụ, bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp máy photocopy để được bảo hành, bảo trì hoặc sửa chữa.

Bạn cần tìm hiểu chi tiết hợp đồng trước khi sửa chữa là điều rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các chi phí bảo trì đã được chi trả đầy đủ.

Bạn hãy thường xuyên truy cập cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn để nhận được những thông tin mới nhất về giá cả và cẩm nang sử dụng máy photocopy văn phòng nhé. Chúc các bạn luôn vừa ý với máy photocopy văn phòng của mình!