6 câu hỏi giúp chọn mua máy photocopy văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp

Những tính năng nào bạn đang cần ở máy photocopy văn phòng? Những tính năng nào tốt mà máy photocopy văn phòng của bạn nên có? Tính năng nào hoàn toàn không cần thiết cho doanh nghiệp của bạn?

Khi thực hiện nghiên cứu máy photo văn phòng, bạn có thể nhanh chóng mất tập trung và mất nhiều thời gian, vì càng tìm hiểu sẽ càng có nhiều thông tin hơn về các tùy chọn khác nhau cho doanh nghiệp của bạn. Đó là lý do tại sao Websosanh.vn đã tổng hợp danh sách những câu hỏi quan trọng nhất mà bạn cần hỏi khi bắt đầu tìm kiếm một máy photocopy văn phòng đa năng (MFP) mới.

6 câu hỏi cần hỏi trước khi mua máy photocopy văn phòng

Người ta ước tính rằng chi phí in ấn và sao chép có thể chiếm tới 1% đến 3% doanh thu hàng năm của một doanh nghiệp, vì vậy đây là một quyết định quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Những câu hỏi cơ bản dưới đây có thể giúp thu hẹp nhu cầu cụ thể của bạn và giúp bạn tập trung tâm trí khi chọn một máy photocopy văn phòng.

1. Mục đích của máy photocopy văn phòng đa chức năng là gì?

Nghe có vẻ đơn giản (hiển nhiên là sao chép và in rồi) nhưng việc xác định chính xác những gì bạn muốn từ thiết bị của mình có thể ảnh hưởng đáng kể đến số tiền bạn phải trả và mức độ tin cậy của máy photocopy văn phòng của bạn. Bạn hãy tự hỏi bản thân mình:

• Bạn có cần in màu hay đen trắng không?
• Bạn có cần một thiết bị thông minh có thể gửi văn bản bằng OCR và tự động định tuyến tài liệu không?
• Bạn có cần khả năng hoàn thiện như ghim hoặc đóng sách không?
• Thiết bị sẽ được một vài cá nhân sử dụng hay toàn bộ doanh nghiệp?

2. Bạn sẽ sao chép/in bao nhiêu bản/tháng?

Mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu riêng về khả năng in ấn và sao chép. Làm thế nào để bạn xác định máy photocopy văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Xác định số lượng bạn sẽ sao chép/in là một hành động tuyệt vời để bắt đầu trước khi bạn chọn mua một máy photocopy mới. Mỗi máy photocopy văn phòng đa năng được thiết kế để xử lý một khối lượng in cụ thể và nếu bạn mua một máy photocopy không được thiết kế để xử lý đúng với khối lượng sao chép/in của mình, bạn có thể tiết kiệm được một ít chi phí trả trước, nhưng nó sẽ hao mòn nhanh hơn nhiều so với dự kiến ​​và khiến bạn phải trả thêm phí dịch vụ và thời gian ngừng hoạt động về lâu dài.

Theo quy luật chung, khối lượng sao chép/in hàng tháng có thể được chuyển thành tốc độ sao chép/in được đo bằng trang mỗi phút (ppm).

Ví dụ: các doanh nghiệp sao chép/in 4000 đến 7000 trang mỗi tháng thường sẽ hài lòng với máy photocopy có tốc độ 25 trang/phút, trong khi các doanh nghiệp sao chép/in tới 20.000 trang mỗi tháng thường muốn xem xét một máy photocopy có thể xử lý 50 trang/phút hoặc hơn.

3. Ngân sách của bạn để mua máy photocopy văn phòng là bao nhiêu?

Mua sắm chỉ với một khoản ngân sách không phải là cách tốt nhất để đưa ra quyết định quan trọng cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, đó là một cân nhắc cần thiết khi tìm đúng máy photocopy.

Một chiếc máy photocopy cho các doanh nghiệp chuyên in ấn sẽ có giá cao hơn cả giá của những chiếc máy photocopy cao cấp nhất. Vì giá máy photocopy văn phòng đa chức năng có thể thay đổi rất nhiều, nên điều quan trọng là phải biết bạn sẵn sàng chi tiêu những gì khi bắt đầu quá trình lựa chọn máy.

Một cân nhắc khác là liệu bạn có muốn mua máy photocopy đó ngay lập tức và coi nó như một khoản chi phí vốn, hay bạn chỉ muốn thuê máy photocopy để nó có thể được coi như là một khoản chi phí kinh doanh?

Bất kể ngân sách của bạn là bao nhiêu, bạn luôn có sẵn các tùy chọn. Một số doanh nghiệp sẽ chọn mua một máy photocopy văn phòng đã qua sử dụng được tân trang lại, với mức phí trả trước ít tốn kém hơn nhiều, tuy nhiên, tùy thuộc vào độ tuổi của máy photocopy, họ có thể tốn nhiều tiền hơn để bảo dưỡng.

4. Bạn đã lên kế hoạch cho tổng chi phí sở hữu máy photocopy văn phòng chưa?

Chi phí trả trước của một máy photocopy văn phòng là một trong những cân nhắc quan trọng, nhưng bạn cũng nên lập ngân sách cho tổng chi phí sở hữu của máy photocopy. Các vật tư tiêu hao như mực in hoặc hộp mực in có thể trở thành một khoản chi phí khá lớn theo thời gian. Bạn cũng cần quyết định xem bạn sẽ trả tiền cho dịch vụ bảo dưỡng trên cơ sở thời gian và vật liệu, hay bạn sẽ mua một hợp đồng dịch vụ bảo hành.

“Dễ dàng thay thế” và “chi phí thay thế vật tư” là cả 2 yếu tố đáng kể để bạn xem xét khi lựa chọn một máy photo văn phòng. Thay mực in và hộp mực in có thể sẽ là một trong những dịch vụ phổ biến nhất đối với máy photocopy văn phòng trong suốt thời gian tồn tại của nó.

5. Thương hiệu của máy photocopy văn phòng bạn chọn mua có uy tín không?

Có một số thương hiệu đáng tin cậy trong ngành, mỗi thương hiệu đều cung cấp các sản phẩm và tính năng độc đáo của riêng họ. Họ luôn có sẵn các tùy chọn cho bạn khi mua một máy photocopy mới, để có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt nhất. Bạn nên tìm đến thương hiệu nào sẽ tiếp tục cung cấp hỗ trợ tốt các bộ phận cho máy photocopy của bạn trong tương lai.

Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả việc chọn một thương hiệu có uy tín là chọn đại lý cung cấp máy photocopy văn phòng đáng tin cậy tại khu vực bạn hoạt động. Đại lý mà bạn chọn mua máy photocopy văn phòng sẽ là nhà cung cấp dịch vụ của bạn và trải nghiệm khách hàng có thể rất khác nhau giữa các đại lý. Hãy hỏi họ về thời gian phản hồi điển hình, quy trình thanh toán, cách bạn đặt hàng mực in, vật tư tiêu hao bổ sung và những gì có hoặc không có trong thỏa thuận dịch vụ của họ.

6. Bạn muốn máy photocopy văn phòng tương thích với các thiết bị nào?

Bạn là văn phòng chuyên sử dụng thiết bị di động hay máy vi tính để bàn? Nó cũng quan trọng khi bạn chọn mua một máy photocopy mới. Và bạn đã có các cách giải quyết khác nhau để hệ thống của bạn được tích hợp với máy photocopy văn phòng mới của bạn chưa?

Đây là những câu hỏi quan trọng cần có đáp án trước khi bạn đưa ra quyết định mua cuối cùng. Phải đảm bảo tính tương thích với các thiết bị hiện có trong văn phòng của bạn là điều cần thiết, cũng như tất cả các tính năng thiết yếu mà bạn đã xác định có thể được sử dụng trong văn phòng của bạn, hay chúng chỉ dành riêng cho các hệ điều hành cụ thể hoặc các yếu tố mạng khác.

Lời kết

Lựa chọn một máy photocopy cho doanh nghiệp không phải lúc nào cũng là một việc đơn giản. Sau khi xác định hết các câu trả lời cho 6 câu hỏi trên và lựa chọn được model tốt nhất thì bạn có thể khảo giá chúng một cách nhanh chóng và trực quan với cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn để dễ dàng tìm mua được sản phẩm ở nơi bán giá tốt nhất, tiết kiệm tời gian nhất!