4 tính năng bảo mật của máy photocopy văn phòng kỹ thuật số cần phải có cho doanh nghiệp

Một máy photocopy văn phòng kỹ thuật số dù đã qua sử dụng cũng luôn có khả năng giữ bí mật. Kể từ năm 2002, máy photocopy văn phòng kỹ thuật số được chế tạo với một ổ cứng, tương tự như ổ cứng được tìm thấy trong PC, ổ này sẽ tự động lưu trữ hình ảnh của mọi tài liệu được quét, gửi email hoặc sao chép.

Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất, việc theo dõi dữ liệu này có thể biến một thiết bị văn phòng trung bình thành một nguồn thông tin nhạy cảm. Khi một máy photocopy văn phòng kỹ thuật số đã qua sử dụng được bán hoặc truy cập bởi bên thứ ba, máy có thể chuyển dữ liệu quan trọng như hồ sơ ngân hàng, giấy khai sinh và thông tin An sinh xã hội của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Vì lý do này, điều quan trọng hơn bao giờ hết là bạn cần hiểu chính xác biện pháp bảo vệ thông tin mật của máy photocopy văn phòng kỹ thuật số, để giữ an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp bạn.

4 tính năng bảo mật của máy photocopy văn phòng kỹ thuật số cần phải có cho doanh nghiệp của bạn

Trước khi bạn đầu tư số tiền không nhỏ từ ngân sách của mình vào một máy photocopy văn phòng kỹ thuật số mới, hãy kiểm tra xem nó có đủ 4 tính năng bảo mật cần thiết sau để bảo vệ quyền riêng tư của văn phòng bạn không nhé!

1. Quyền truy cập bảng ghim

Máy photocopy văn phòng kỹ thuật số được sử dụng trong văn phòng công ty lớn có thể được hỗ trợ bởi phần mềm theo dõi điện tử việc sử dụng máy photocopy.

Phần mềm theo dõi này cũng có thể được liên kết với một hệ thống thanh toán tự động. Mỗi nhân viên sử dụng máy photocopy đa năng sẽ được cung cấp mã PIN cá nhân của riêng họ để hạn chế hoặc điều chỉnh việc truy cập máy photocopy văn phòng.

2. Ổ cứng an toàn

Để đảm bảo rằng ổ cứng của máy photocopy văn phòng kỹ thuật số đáp ứng được các tiêu chuẩn bảo mật mới, máy buộc phải có chứng nhận ngành như Chứng nhận ISO 15408 cấp độ 3 hoặc IEEE-2600-2008. Nếu vấn đề bảo mật là một mối quan tâm khác, nhà sản xuất có thể cung cấp bộ bảo mật dữ liệu máy photocopy để giải quyết các vấn đề.

3. Lưu trữ đám mây

Xerox là một trong những nhà sản xuất máy photocopy đầu tiên cung cấp tính năng bổ sung của dịch vụ lưu trữ đám mây kết nối trực tiếp với máy photocopy văn phòng kỹ thuật số đa chức năng.

Các tài liệu được quét hoặc fax có thể được tải lên đám mây và để tải xuống hoặc chỉnh sửa nhanh chóng bằng điện thoại hay máy tính.

4. An ninh mạng

Máy photocopy văn phòng kỹ thuật số có thể được bảo vệ thêm bằng giao diện mạng thông minh giúp hạn chế quyền truy cập của người dùng vào một số thiết bị mạng như IP/Mac thông qua các cổng dịch vụ và giao thức.

Các biện pháp phòng ngừa an ninh mạng cũng có thể được thực hiện để vô hiệu hóa hỗ trợ giao thức không cần thiết nhằm ngăn chặn hành vi vi phạm bảo mật.

Bạn cần nắm rõ cách xử lý bảo mật của máy photocopy văn phòng kỹ thuật số

Ngoài 4 tính năng bảo mật cần phải có trên thì khi mua một máy photocopy văn phòng kỹ thuật số mới, điều quan trọng là bạn phải đưa thiết bị mới vào các chính sách bảo mật toàn công ty để nhân viên IT có thể giám sát trực tiếp một máy photocopy. Điều này nghĩa là khi bạn mua hoặc thuê một máy photocopy văn phòng, mã hóa là chìa khóa quan trọng.

Máy photocopy văn phòng kỹ thuật số được mã hóa sẽ mã hóa dữ liệu được lưu trên ổ cứng để ngăn bên thứ ba lấy ra.

Khi doanh nghiệp của bạn ngưng sử dụng máy photocopy văn phòng kỹ thuật số cũ và muốn bán hoặc cho thuê lại thiết bị này, điều quan trọng là bạn phải kiểm tra trực tiếp với nhà sản xuất hoặc đại lý cung cấp để biết thêm chi tiết trong thỏa thuận bảo mật. Một số đại lý có thể tháo ổ cứng khỏi máy photocopy văn phòng kỹ thuật số cũ và trả lại cho doanh nghiệp của bạn để bạn có thể tự hủy. Một số đại lý khác có thể chọn ghi đè ổ cứng trước khi bán lại máy photocopy văn phòng kỹ thuật số đã qua sử dụng này cho một khách hàng khác.

Dù thế nào thì Websosanh.vn vẫn phải nhắc nhở bạn không được quên bước xử lý bảo mật quan trọng này đối với máy photocopy văn phòng kỹ thuật số nhé!