Những yếu tố cần quan tâm khi chọn mua máy scan tài liệu cho văn phòng

.

Thuộc loại máy scan các tài liệu văn bản

Máy scan loại này có mục đích chính là chuyển các loại tài liệu sang dạng file lưu trữ trong máy tính để tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu bên ngoài. Những máy quét này cần có tính hỗ trợ đặc biệt cho công việc quét nhiều tập tài liệu như có khay nạp tài liệu tự động, tốc độ quét văn bản nhanh, có các phần mềm hỗ trợ văn phòng khác như liên kết với máy in, bộ nhận diện ký tự, hoặc kết nối không dây wifi, Ethernet..

Các máy scan văn phòng thường có khay nạp tài liệu tự động

Khay nạp tài liệu tự động

Hiện nay, chức năng fax không còn được sử dụng rộng rãi, song đa số các máy in phun dành cho văn phòng vẫn có chức năng fax, và nhiều máy còn tích hợp chức năng nạp tài liệu tự động (ADF). Chức năng ADF giúp người dùng có thể quét tài liệu và copy ra nhiều trang cùng múc mà không cần phải nạp tài liệu bằng tay vào từng trang trước khi in. Lưu ý, không phải tất cả các máy tích hợp ADF đều có khả năng in hai mặt, do đó người nên lựa chọn những loại máy in tích hợp cả chức năng quét và in hai mặt.

In hai mặt

Hầu hết các máy scan tài liệu để bàn đều được trang bị chức năng quét hai mặt của trang cùng lúc. Vì vậy, trong khi các máy quét có thể đọc 20 trang mỗi phút, nó quét được tới 40 ảnh. Nhiều máy quét in hai mặt có tính năng “Skip Blank space”- để bỏ qua các trang trống khi quét một tờ đơn. Khi quét tài liệu hai mặt, một chiếc máy quét in hai mặt sẽ giúp giảm thời gian quét tài liệu chỉ còn hơn một nửa, đặc biệt với khối lượng tài liệu lớn thì đây là chức năng tạo nên sự khác biệt rõ ràng, tiết kiệm được cả thời gian và điện năng để chạy máy.

Tính năng quéthai mặt sẽ giúp giảm thời gian quét tài liệu chỉ còn hơn một nửa

Độ phân giải

Máy quét hình ảnh chất lượng cao có thể đạt độ phân giải cao 6400 dpi hoặc cao hơn, cho phép bạn quét một hình ảnh có kích thước nhỏ như một con tem hay tạo ra một bản in có kích thước bằng một poster. Khi lựa chọn máy quét dành mục đích scan tài liệu thì không cần phải có độ phân giải cao; mức 300 dpi là hoàn toàn phù hợp đối với văn bản quét và được tích hợp các phần mềm của máy quét để chuyển sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa. Trong khi máy quét tài liệu có thể được sử dụng để quét hình ảnh nhưng không thực sự khuyến khích cho việc quét ảnh vì độ phân giải hạn chế trên các thiết bị, và các cơ chế nạp giấy có thể làm xước và làm hư ảnh.

Kết nối

Hầu hết máy quét tài liệu kết nối với máy tính thông qua USB, trong khi đó nhiều doanh nghiệp cung cấp kết nối mạng. Máy quét có thể được chia sẻ giữa một văn phòng nhỏ có thể có kết nối ethernet hoặc khả năng kết nối mạng không dây giúp tiết kiệm không gian trên bàn làm việc của bạn bằng cách cho phép bạn đặt các máy quét ở một vị trí thuận tiện trong nhà hoặc văn phòng.

Hầu hết máy quét tài liệu kết nối với máy tính thông qua USB

Khả năng di chuyển

Một số máy quét tài liệu được thiết kế để di chuyển, có kích thước đủ nhỏ gọn để vừa ba lô hoặc cặp xách và có thể chạy khi cắm điện từ cổng USB của máy tính hay được trang bị pin riêng. Nhiều máy quét cũng có bộ nhớ on-board hoặc thẻ di động có thể quét trực tiếp mà không cần kết nối với máy tính để lưu lại sau. Khi mang máy trở lại văn phòng, bạn có thể chuyển các tập tin được quét từ thiết bị đến máy tính của bạn.

Các mẫu máy quét thiếu một khay nạp tài liệu tự động, đòi hỏi rất nhiều sự tương tác của người dùng khi cần scan nhiều tài liệu. Trên thị trường có khá nhiều mẫu máy quét tài liệu di động có cấu tạo đơn giản với ưu thế ở mức giá rẻ, chỉ scan một mặt giấy, phù hợp với nhu cầu sử dụng cá nhân hay để sử dụng chung các công việc cần quét riêng lẻ tài liệu.

Kết nối với phần mềm máy tính

Tất cả các máy quét tài liệu cho phép bạn quét một tập tin trên máy tính của bạn. Nhiều loại máy khác còn cho phép bạn thiết lập phím tắt để gửi đầu ra cho một máy in để hoạt động như một máy photocopy hoặc gửi trực tiếp vào email dưới dạng tập tin đính kèm. Xu hướng mới nhất của máy quét là kết nối với các phần mềm của máy tính, để thiết bị có thể gửi các tập tin tương thích tới Evernote, Dropbox, Google Drive…

Bộ nhận dạng ký tự quang học OCR

Bộ nhận dạng ký tự quang học OCR dùng để chỉ phần mềm mà có thể chuyển một tập tin hình ảnh sang văn bản có thể chỉnh sửa. Phần mềm OCR rất cần thiết khi công việc cần tới chỉnh sửa hay tìm kiếm các văn bản và con số trong ứng dụng văn phòng. Tuy nhiên không phải tất cả máy quét tài liệu đều đi kèm với phần mềm nhận diện ký tự quang học OCR , do đó nếu chức năng này thực sự cần thiết, hãy chắc chắn rằng bạn không bỏ qua phần mềm này khi chọn máy, hoặc bạn cũng có thể mua riêng ứng dụng OCR để tự cài đặt.

H.H

Theo Pcworld

Websosanh.vn – Website so sánh giá đầu tiên tại Việt Nam