Những điều cần biết về giấy in

Giấy là một trong những vật dụng được sử dụng rộng rãi và rất quen thuộc với đời sống của con người. Giấy xuất hiện ở nhiều nơi, từ văn phòng, trường học, cho đến những vật dụng nhỏ nhất trong sinh hoạt hàng ngày… Trên thực tế, để nói về giấy thì có rất nhiều loại, nhưng loại giấy được sử dụng nhiều nhất ở bất cứ một công ty hay tổ chức nào đó là giấy in. Giấy in cũng được phân định thành nhiều loại khác nhau tùy vào kích thích, định lượng… để lựa chọn giấy đúng nhu cầu, đúng mục đích, chúng ta cần có những kiến thức nhất đinh về giấy. Vậy, nguồn gốc của giấy như thế nào? có các loại giấy nào? sử dụng giấy ra sao cho hiệu quả? hãy cùng  nhau tìm hiểu kỹ hơn về giấy in nhé!

Lịch sử ra đời của giấy in

Trước khi phát minh ra giấy, con người đã ghi chép lại các văn kiện là các hình vẽ trong các hang động hoặc khắc lên các tấm bia bằng đất sét, và sau đó nữa là người ta dùng da để lưu trữ các văn kiện. Kể từ khi người Trung Quốc phát minh ra giấy vào năm 105, giấy đã bắt đầu được sử dụng rộng rãi ở Trung Quốc và mãi cho đến năm 750 kỹ thuật sản xuất giấy mới lan truyền đến Samarkand qua các tù binh người Trung Quốc trong một cuộc tranh chấp biên giới. Giấy được mang đến châu Âu từ thế kỷ thứ 12 qua các giao lưu văn hóa giữa phương Tây Thiên chúa giáo và phương Đông Ả Rập cũng như qua nước Tây Ban Nha thời kỳ Hồi giáo. Và phải đến tận năm 1879 thì chúng ta mới hoàn thiện kĩ thuật sản xuất giấy để cho ra đời loại giấy hiện đại – tiền đề của giấy in văn phòng phẩm ngày nay.

Giấy được phân loại như thế nào?

Thông thường khi sử dụng giấy in chúng ta có thói quen luôn chọn giấy bóng, sáng để in cho đậm và rõ chữ, mà không hề hay biết giấy có rất nhiều loại để phù hợp với các nhu cầu khác nhau. Trước tiên để chỉ ra các loại giấy in phổ biến, xin cung cấp cho các bạn một khái niệm quan trọng đó là định lượng. Định lượng giấy (g/m2) có nghĩa là cân nặng của một tờ giấy với một diện tích là 1m2. Biết được định lượng giấy, bạn có thể so sánh độ dày của các loại giấy.

Cùng tìm hiểu kỹ hơn về các loại giấy in thông thường, được sử dụng nhiều trong đời sống nhé:

• Giấy Fort: Loại giấy thông dụng, phổ biến nhất là giấy A4 trong các photo. Định lượng thường là 70-80-90g/m2… Giấy Fort có bề mặt nhám, bám mực tốt, được dùng làm bao thư, hóa đơn, sổ, vở học sinh…
• Giấy Bristol: Loại giấy có bề mặt hơi bóng, mịn, bám mực tốt vừa phải, thường dùng để in hộp xà phòng, mỹ phẩm, dược phẩm, brochure, danh thiếp, tờ rơi, poster, thiệp… Định lượng: 230 – 350g/m2.
• Giấy Ivory: Loại giấy cũng tương tự như Bristol, nhưng chỉ có một mặt láng, mặt còn lại sần sùi, thường nằm ở mặt trong sản phẩm. (Loại giấy này nếu được sử dụng để làm hộp đựng thực phẩm thì cần có kiểm định rõ ràng về độ an toàn)
• Giấy Couché: Loại giấy thường có bề mặt bóng, mịn, láng, in rất bắt mắt và sáng. Dùng để in tờ rơi quảng cáo, catalogue, poster, brochure… Định lượng: 90-300g/m2. Bên cạnh đó còn  có Couche Matt cũng tương tự nhưng không phản xạ ánh sáng, thường được dùng để in các loại tạp chí cao cấp.
• Giấy Duplex: Có bề mặt trắng và láng gần giống với Bristol, mặt kia thường sẫm như giấy bồi. Thường dùng in các hộp sản phẩm kích thước khá lớn, cần có độ cứng, chắc chắn vì định lượng thường trên 300g/m2.

Ngoài ra, còn rất nhiều các loại giấy khác nhau được sử dụng trong in ấn như giấy mỹ thuật, giấy than, giấy can gân, dát vàng, dát bạc…

Kích thước của các loại giấy

Ở mỗi quốc gia đều có tiêu chuẩn về tỉ lệ giấy in được sử dụng. Có 2 tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến, đó là: tiêu chuẩn thế giới ISO (thường quy chuẩn các loại giấy A4, A3, B3, C3) và tiêu chuẩn sử dụng khu vực Bắc Mỹ thường quy chuẩn cho khổ letter, legel, ledger… Đối với người Việt Nam thường sử dụng giấy tiêu chuẩn thế giới ISO. Bạn cần biết rõ kích thước của các cỡ giấy in thông dụng để có thể chọn mua và sử dụng hợp lý, hiệu quả nhất. Bảng kích thước chuẩn về cỡ giấy được hiển thị qua bảng sau:

Một số gợi ý để sắp xếp giấy tờ

Khi làm việc, bạn phải sử dụng rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau, và số lượng giấy tờ cần cho công việc là rất nhiều, vây nên việc bảo quản, sắp xếp giấy tờ cũng vô cùng quan trọng. Việc sắp xếp giấy tờ luôn được thực hiện làm sao cho hợp lý và khoa học nhất để tránh tình trạng thất lạc, bỏ sót hay làm mất. Để phân loại giấy tờ rất đơn giản, bạn chỉ cần sử dụng các loại bìa hồ sơ với các kích thước phù hợp. Những chiếc bìa hồ sơ tuy đơn giản nhưng sẽ vô cùng hữu dụng trong việc tạo một ngăn chứa phù hợp, lâu dài và khoa học. Hơn thế nữa chúng còn cho thấy tác phong chuyên nghiệp của một nhân viên văn phòng hiện đại.

Đây chỉ là một trong số những kiến thức cơ bản nhất về các loại giấy in. Bạn cần có những hiểu biết nhất định về giấy để có thể sử dụng giấy đúng mục đích, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu.