Chọn mua máy fax thế nào cho hợp lý?

Các loại máy fax Hiện nay trên thị trường có hai dòng máy fax, dòng chuyên dụng và dòng tích hợp trong máy in đa chức năng. Riêng dòng máy fax chuyên dụng có đến 3 loại tương ứng với số tiền, chất lượng và tốc độ fax. Do vậy, tùy theo nhu cầu nhận và gửi fax, người dùng nên chọn loại phù hợp và tiết kiệm nhất.

Ba loại máy fax này là máy fax in nhiệt, fax in film và fax in laser. Trong đó, máy fax in nhiệt là rẻ nhất, chưa tới 2 triệu đồng một máy; đây là loại máy fax mà phần lớn doanh nghiệp và người dùng còn giữ và đang xài, nó dùng loại giấy cuộn láng, chất lượng trang fax nhận được chỉ vừa đủ rõ để xem, sau một thời gian phần nội dung fax đã bị phai nhạt. Hơn nữa, tốc độ gửi và nhận fax của nó cũng khá chậm.

Máy Fax Nhiệt

Loại máy fax in phim cho trang fax nhận được rõ hơn so với máy fax in nhiệt, tuy nhiên cũng chưa thật rõ nét. Phần in của máy fax này được thực hiện bởi tấm phim (tương tự như loại máy in kim dùng ruybăng), giá trên 2,5 triệu đồng.

Máy fax in phim

Cuối cùng, loại máy fax in laser cho chất lượng đạt về mọi mặt và giá cũng khá cao, gấp đôi hoặc hơn máy fax in phim. Trang nội dung do fax in ra chẳng khác nào trang in laser; đồng thời tốc độ in trang fax hoặc gửi fax diễn ra khá nhanh, chỉ trong vòng vài giây. Nói chung, cách thức hoạt động của nó tương tự như một máy in laser.

Máy fax laser

Khi dùng máy fax chuyên dụng, bạn không sợ mất các trang fax trong trường hợp giấy fax bị hết, bởi chúng được trang bị bộ nhớ trong có thể lưu khoảng từ 20 – 30 trang fax.

Ngoài ba loại máy fax chuyên dụng nói trên, Trong khoảng vài năm gần đây, các hãng sản xuất máy in đã tung ra dòng máy in đa chức năng “All in One” gồm các tính năng chính: in, scan, fax và photocopy nhưng giá tương đối rẻ, bằng hoặc rẻ hơn loại máy fax in laser chuyên dụng. Loại máy in này chủ yếu tập trung vào đối tượng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tiết kiệm chi phí mua sắm và không gian bố trí thiết bị, hoặc người dùng cần nhiều dịch vụ. Nhân viên tư vấn bán hàng của một trung tâm điện máy cho hay: “Hiện nay đa số các doanh nghiệp đều chọn dòng máy in đa chức năng laser thay cho máy fax in laser. Với máy in đa chức năng đó, ngoài tính năng fax, người dùng hiển nhiên có thêm 3 tính năng in, photocopy và scan”.

Tính năng fax trong máy in đa chức năng không có bộ nhớ để lưu lại các trang fax khi hết giấy nhưng một số dòng có thể thiết lập để nó lưu trang fax nhận được thành file trong máy tính, người dùng xem qua file và quyết định in ra hoặc bỏ qua. Điều này cũng tiết kiệm được một phần chi phí cho doanh nghiệp. Hơn nữa, tính năng fax trong máy in đa chức năng thể hiện rõ sự ưu thế hơn khi fax các loại giấy tờ mỏng như hóa đơn thuế, người dùng chỉ việc đặt trang tài liệu cần fax lên mặt scan rồi thực hiện việc fax; việc làm này sẽ khó mà thực hiện khi dùng máy fax chuyên dụng, hóa đơn có thể bị rách.

Chọn loại chuyên dụng hay đa chức năng?

Máy fax đa năng.

Phần lớn các văn phòng thường dùng song song hai loại máy fax và máy in khác nhau. Tuy nhiên công nghệ tích hợp tất cả các máy văn phòng vào trong một nhanh hơn chúng ta tưởng. Sở hữu một chiếc máy tích hợp đa chức năng đôi khi rất thuận tiện, người dùng vừa in vừa copy vừa fax một loại văn bản từ một nguồn ( máy tính), rất thuận tiện.

Thêm vào đó, tiết kiệm cả không gian cho văn phòng cỡ vừa và nhỏ, cũng như giảm chi phí so với việc mua một lúc 3 loại máy trên. Tuy nhiên, loại máy đa chức năng này không đảm bảo được yêu cầu hoạt động liên tục với cường độ cao, cũng như thiếu các chức năng cao cấp của máy chuyên dụng. Và trên hết, máy móc càng phức tạp càng dễ hỏng, nếu hỏng một trong các chức năng của máy, phải mang đi sửa thì đương nhiên các chức năng còn lại bị tạm ngừng sử dụng. Tuy nhiên, loại máy đa chức năng này vẫn được ưa chuộng rất nhiều.

Lời khuyên: Nếu nhu cầu nhận fax của doanh nghiệp là khá lớn, việc đầu tư máy fax chuyên dụng in phim hay laser là cần thiết. Đối với doanh nghiệp có nhu cầu fax ở mức vừa phải, thỉnh thoảng mới nhận fax hoặc fax đi, một máy in đa chức năng laser sẽ rất tiện lợi, hoặc nếu đã có máy in và máy scan rồi, thì nên chọn máy fax dùng in nhiệt.