Các tiêu chí lựa chọn máy fax tiện lợi và tiết kiệm chi phí nhất

Máy fax là phương tiện dễ dàng để gửi tài liệu qua đường dây điện thoại, ưu điểm nhanh gọn và giá cả phải chăng, tiện lợi hơn so với việc chuyển phát thư khiến máy fax là thiết bị không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Để lựa chọn được loại máy fax phù hợp Websosanh tổng hợp các tiêu chí lựa chọn máy fax cho người dùng hiểu rõ hơn về các tính năng cần thiết của một máy fax.

Chọn công nghệ Máy Fax

Quá trình fax khá đơn giản, máy fax quét từng trang văn bản được gửi đi và chuyển đổi hình ảnh trên văn bản thành dạng các chấm nhỏ. Sau đó thông tin này được gửi qua đường dây điện thoại thông thường. Máy fax nhận được sẽ dịch lại các dấu chấm này để in lại nội dung của văn bản được gửi và in đen trắng lại trang gốc. Máy fax có chức năng in màu khá hiếm và hầu như không cần thiết.

Hai loại máy fax phổ biến nhất hiện này là máy fax in phun và máy fax laser in trên giấy thường thay cho việc in trên giấy nhiệt được sử dụng bởi các máy fax đời cũ thường có nhiều nhược điểm như làm cong giấy, khó đọc và nhanh chóng bị phai mực in. Máy fax cao cấp dành cho mục đích kinh doanh thật sự có thể làm việc cường độ cao tốt hơn nhiều và là một sự lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp phụ thuộc vào máy fax để thực hiện các công việc liên quan tới tài liệu quan trọng.

Máy fax in phun: máy fax in phun sản xuất văn bản tương đối sắc nét với chi phí thấp và là một sự lựa chọn tốt nếu bạn nhận được ít hơn 30 trang fax văn bản trung bình mỗi ngày. Đối với yêu cầu sử dụng cường độ cao và tốc độ in nhanh hơn, hãy xem xét máy fax laser.

Máy faxLaser: Máy fax này được sử dụng để thực hiện công việc cường độ cao, sử dụng tia laser hoặc điốt phát sáng (LED), sở hữu công nghệ cơ bản như máy in laser. Máy fax laser sử dụng toner để nhanh chóng tạo ra hình ảnh chất lượng cao trên giấy thường. Tuy vậy máy fax laser thường tốn kém chi phí nhiều hơn so với máy fax truyền nhiệt và máy fax in phun.

Máy fax truyền nhiệt: Công nghệ chuyển nhiệt sử dụng nhiệt để chuyển mực từ ribbon lên trang giấy trắng. Máy fax chuyển nhiệt là khá đáng tin cậy, không tốn kém chi phí, sử dụng phổ biến trên thị trường máy fax gia đình và văn phòng hơn so với máy fax cho mục đích kinh doanh. Máy có thể có một số nhược điểm, trong đó có chất lượng in chỉ ở mức trung bình và tạo tiếng ồn khi hoạt động.

Hãy chắc chắn để xem xét các chi phí sử dụng mực hay mực bằng cách xác định tổng chi phí cho mỗi bản sao. Ví dụ, một hộp mực in phun có thể chi phí $ 20 và sản xuất 400 trang, trong khi một cartridge mực in laser có thể chi phí $ 150, nhưng sản xuất 5.000 trang, làm cho nó một thỏa thuận tốt hơn nhiều.

Đánh giá tính năng máy Fax

Những máy fax tính năng phong phú sẽ có chi phí sử dụng cao hơn so với máy fax cơ bản. Những máy có tốc độ fax nhanh hơn với nhiều khay giấy, khả năng phát sóng, và bộ nhớ hơn khi gửi và nhận fax và lưu trữ dữ liệu thường là ở những sản phẩm cao cấp. Nếu bạn thường xuyên gửi fax cùng nhiều người nhận, hãy tìm một máy có hỗ trợ phát sóng tốt. Tính năng này sẽ cho phép bạn quét các fax một lần, sau đó gửi nó cho tất cả những người nhận bạn đã nhập vào.

Tốc độ fax

Máy Fax với tốc độ gửi cao hơn, mặc dù thường đắt tiền hơn nhưng sẽ giúp giảm chi phí điện thoại giảm đáng kể tổng chi phí của việc gửi fax. Đa số các máy fax truyền ở tốc độ tối đa 36,6 kilobits mỗi giây (kbps). Điều này tương đương với thời gian gửi cho một trang trong khoảng sáu đến 10 giây. Một số mô hình cấp thấp chỉ có khả năng làm việc ở tốc độ 14,4 kpbs ( vẫn nhanh hơn so với chuẩn 9.6 kpbs của năm trước). Việc kết nối giữa hai máy fax không có sự phân biệt giữa tốc độ hay dòng máy, tuy nhiên, hai máy chỉ có thể kết nối với tốc độ tối đa của máy có tốc độ fax chậm hơn.

Đánh giá giao thức nén dữ liệu

Đơn giản chỉ cần đặt giao thức nén dữ liệu làm giảm thời gian cần để gửi một trang với dung lượng tối thiểu của dữ liệu. Hầu như tất cả các máy fax được trang bị một giao thức nén cơ bản gọi là Modified Huffman (MH). Máy trang bị Modified tiên tiến hơn Read (MR) hoặc thay đổigiao thứcRead (MMR) có thể gửi tài liệu nhanh hơn 25 %. Một số máy sử dụng giao thức nén độc quyền để tăng tốc độ truyền hơn nữa. Tuy nhiên, các giao thức này chỉ làm việc khi gửi đến hoặc từ các mô hình cùng một thương hiệu. Nếu bạn thường xuyên fax giữa hai văn phòng với cùng một loại máy, chi phí gửi tổng thể sẽ giảm đáng kể với hệ thống nén hiệu quả.

Hãy xem xét các nhu cầu bộ nhớ của bạn

Bộ nhớ cho phép máy fax thương mại để lưu trữ các trang gửi và nhận trong nội bộ. Số lượng bộ nhớ cần thiết để giữ một trang phụ thuộc vào mật độ của các hình ảnh, với 512 kilobytes có thể lưu lại từ 20-25 trang. Nếu bộ nhớ tiêu chuẩn là không đủ, hầu hết các mẫu máy fax thương mại cho phép sử dụng thẻ nhớ bổ sung. Có ba loại phổ biến của các tính năng bộ nhớ:

Nhận fax khi hết giấy ( Out-of-Paper) : Đây là một trong những tính năng bộ nhớ hữu ích nhất vì nó giúp tiết kiệm fax đến trong bộ nhớ nếu máy chạy hết giấy.

Scan nhanh: Với cách quét nhanh chóng, bạn có thể scan một trang vào bộ nhớ trước khi bắt đầu một truyền. Điều đó có nghĩa là bạn không cần phải chờ máy cho đến khi nó kết thúc việc gửi bản gốc.

Scan kép: Khả năng này sử dụng bộ nhớ để cho phép bạn gửi và nhận fax cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể quét một fax đi vào bộ nhớ trong khi một bản fax đang được nhận. Bản fax quét sau đó được gửi trực tiếp từ bộ nhớ khi các dòng điện thoại trở thành miễn phí.

H.H

(Tổng hợp)

Websosanh.vn – Website so sánh giá đầu tiên tại Việt Nam