Các lỗi thường gặp khi dùng máy photocopy văn phòng và cách khắc phục

Thật không may, đấy là một sự thất vọng mà hầu hết chúng ta đều đã gặp và cũng là điều bạn muốn tránh trong tương lai. Đó là lý do tại sao bạn nên tìm hiểu cách khắc phục một lỗi dù nhỏ nhất và cần tránh các sự cố thường gặp của máy photocopy văn phòng.

Làm thế nào chúng ta có thể sửa chữa và thậm chí tránh các sự cố máy photocopy văn phòng phổ biến? Hãy xem xét một số sự cố và cách khắc phục dưới đây để bạn có thể giải tỏa sự thất vọng (và thời gian ngừng hoạt động tiềm ẩn) trong công việc của bạn.

Websosanh.vn rất vui được thông báo tin tốt cho bạn về các lỗi thường gặp khi dùng máy photo văn phòng: bạn thực sự có thể tránh được hầu hết các vấn đề này. Chúng ta hãy bắt đầu với việc kẹt giấy và xử lý tình trạng nạp giấy sai.

1. Kẹt giấy – đây là một lỗi rất phổ biến khi dùng máy photocopy văn phòng

Có thể nói kẹt giấy là một trong những lỗi phổ biến nhất mà tất cả chúng ta đều không thích. Trong một phút đầu, bạn đang vui vẻ tạo bản sao và phút tiếp theo, bạn lại đang cố gắng tìm cách khắc phục tình trạng kẹt giấy. Vậy máy photocopy văn phòng đã hoạt động sai ở đâu?

Mặc dù nguyên nhân kẹt giấy xảy ra thông thường là do không khí loãng, độ ẩm cao nhưng chưa hẳn vậy. Kẹt giấy có thể là do vấn đề với giấy bạn đang sử dụng, cài đặt không chính xác hoặc vấn đề với trục lăn của máy.

1.1 Kẹt giấy máy photocopy văn phòng bắt nguồn từ các vấn đề về giấy

Vấn đề về giấy là một trong những lý do chính khiến bạn phải dành cả ngày để giải quyết tình trạng kẹt giấy. Vấn đề này thường liên quan đến việc để giấy sao chụp trong khay giấy quá lâu.

Hơi ẩm từ không khí tiếp xúc với giấy bạn sử dụng trong máy, khiến các trang riêng lẻ dính vào nhau và khó tách rời.

Có 2 cách đơn giản để khắc phục điều này:

• Lấy giấy ra khỏi khay và quạt hoặc sấy
• Bỏ giấy cũ và đổi giấy mới vào khay. (Mặc dù đây không phải là một lựa chọn thân thiện với môi trường, nhưng đôi khi bạn không thể tránh khỏi thiệt hại về giấy do độ ẩm, đặc biệt là nếu bạn sống trong điều kiện môi trường ẩm ướt).

Cho vào máy photocopy văn phòng giấy bị rách mép hoặc có dấu ghim cũng có thể gây ra sự cố. Nếu không có các cạnh nhẵn, giấy sao chép có thể bám vào các bộ phận bên trong máy và gây ra kẹt giấy.

Nếu muốn tránh kẹt giấy, bạn cũng cần kiểm tra các thanh dẫn ngăn kéo trên máy photocopy. Khi bạn nạp giấy, các thanh dẫn ngăn sẽ chạm vào giấy mà không hạn chế nó, kẹt giấy sẽ thường xảy ra khi các thanh dẫn trên mỗi mặt của khay giấy quá lỏng hoặc quá chặt.

1.2 Đặt lại hoặc điều chỉnh cài đặt giấy của máy photocopy văn phòng

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đã nạp giấy đúng cách nhưng vẫn gặp phải tình trạng máy bị kẹt? Trong trường hợp này, đã đến lúc bạn phải kiểm tra lại cài đặt giấy. Các cài đặt của máy photocopy văn phòng sẽ thay đổi bất cứ khi nào bạn thay đổi kích thước hoặc số lượng giấy.

2. Con lăn của máy photocopy văn phòng bị mòn

Máy photocopy văn phòng có trục lăn với nhiệm vụ cung cấp giấy vào máy từ khay nạp tài liệu. Khi con lăn dần mòn, chúng trở nên kém hiệu quả hơn, đặc biệt nếu thiết bị của bạn luôn in và quét ở công suất cao hoặc khối lượng in lớn.

Giấy sao chép của bạn có thể bị trượt trong khi con lăn nạp giấy, dẫn đến kẹt giấy. Vậy làm thế nào để bạn có thể tránh được lỗi thường gặp này khi dùng máy photocopy văn phòng?

Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần liên hệ với đơn vị cung cấp máy photocopy văn phòng của bạn để được hỗ trợ thêm hoặc yêu cầu kỹ thuật viên bảo dưỡng.

3. Lỗi bản sao hay bản in với toàn giấy nhăn

Bạn sẽ không không bao giờ muốn bước vào phòng họp để trình bày một bài thuyết trình lớn trong khi mặc một bộ quần áo nhăn nhúm, đúng không? Vâng, điều này cũng đúng với giấy nhăn.

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng các trang của bản sao hoặc bản in bị nhăn là do vấn đề về giấy, nhưng thực ra đó là do sự cố với cụm nhiệt áp hoặc trục nạp. Cũng giống như vấn đề Websosanh.vn đã đề cập ở trên, các trang bị nhăn thường xuất phát từ các bộ phận bên trong máy photocopy văn phòng của bạn.

Bất cứ khi nào bạn đang muốn xử lý các vấn đề về kỹ thuật, tốt hơn hết hãy nhờ một trung tâm sửa chữa máy photocopy văn phòng xử lý giúp bạn.

4. Lỗi đốm, chấm, đường và vệt đen

Các đốm trên giấy sẽ gây khó chịu và làm cho báo cáo và tài liệu in của bạn kém chuyên nghiệp. Lỗi này của máy photocopy văn phòng là dấu hiệu cho thấy bạn cần làm sạch trục cuốn hoặc khe kính.

Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy có dấu hiệu hư hỏng nặng hơn, tốt nhất hãy liên hệ với kỹ thuật viên trung tâm bảo hành máy photocopy văn phòng của bạn.

Để tránh làm hỏng kính máy photocopy văn phòng của bạn khi vệ sinh, bạn cần nghiên cứu các cách tốt nhất để làm sạch kính và các sản phẩm tốt nhất để sử dụng cho kiểu máy cụ thể của bạn. Kính bẩn cũng có thể gây ra các đường trên giấy sao chụp của bạn. Để giải quyết vấn đề này, hãy thử lau kính rồi sao chép hoặc quét lại.

Nếu các dòng đen vẫn còn trên bản sao hoặc in, có thể đã có vấn đề với lưỡi trống. Nếu bạn chưa biết rõ có phải là vấn đề với lưỡi trống hay không, hãy thực hiện cuộc gọi dịch vụ sửa chữa của đơn vị cung cấp máy photocopy văn phòng, nơi bạn mua máy.

5. Các trang sao chép/in quá mờ hoặc quá tối

Bạn không muốn bản in hoặc sao chép trông quá tối hoặc quá nhạt mà luôn muốn nó vừa phải và rõ nét đúng không? Thông thường, bạn có thể khắc phục sự cố này bằng cách đặt lại các mức mật độ. Nếu điều đó không hiệu quả, hãy kiểm tra xem có phải bạn đang in với chế độ cài đặt nháp mặc định không nhé.

Nếu bạn không gặp sự cố với cài đặt, bạn có thể gặp sự cố với trống hoặc mực. Giải pháp tốt nhất là liên hệ với trung tâm sửa chữa máy photocopy văn phòng của bạn để có giải pháp lâu dài và đáng tin cậy hơn.

6. Không chăm sóc máy photocopy

Nếu bạn không chăm sóc cẩn thận máy photocopy văn phòng của mình, có thể bạn sẽ khiến nó ngừng hoạt động. Các lỗi thường gặp bao gồm ăn uống xung quanh máy hoặc không thực hiện bảo trì phòng ngừa.

Bạn hãy nhớ đối xử tốt với máy photocopy văn phòng của bạn, luôn đảm bảo rằng bạn biết cách sử dụng máy photocopy văn phòng và duy trì lịch trình dịch vụ bảo dưỡng thường xuyên.

7. Nguồn cấp giấy sai

Từ việc nạp giấy đến điều chỉnh các thanh dẫn giấy, bạn đã cẩn thận làm mọi thứ một cách chính xác. Tuy nhiên, giấy vẫn nạp sai khi đi vào máy?

Trong trường hợp này, đây sẽ là một mẹo đơn giản: hãy nạp giấy vào một ngăn kéo giấy khác và thử lại. Nhiều khả năng, máy photocopy văn phòng của bạn sẽ hoạt động tốt khi bạn thay đổi ngăn kéo.

Nhưng đừng bỏ qua vấn đề này mãi. Bạn vẫn nên gọi dịch vụ bảo dưỡng để nhờ chuyên gia xem xét kỹ ngăn kéo hoặc khay giấy gây ra sự cố.

Lời kết

Bạn có thể tránh nhiều lỗi thường gặp khi dùng máy photocopy văn phòng tiêu chuẩn bằng cách thay đổi cách bạn tương tác với máy. Từ việc nạp giấy đến việc đảm bảo các cài đặt của bạn là chính xác, các hành động này của bạn thể hiện sự chăm sóc máy photocopy văn phòng một cách lâu dài. Đừng quên truy cập cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn thường xuyên để tìm hiểu thêm về các giải pháp phù hợp khi chọn mua và sử dụng máy photocopy văn phòng nhé!