Printer Server

Print server (máy chủ in) là một phần không thể thiếu của cơ sở hạ tầng mạng hiện đại. Chúng là các thiết bị hoặc ứng dụng phần mềm quản lý các yêu cầu in ấn, quản lý tài nguyên máy in để đạt hiệu quả quản trị văn phòng tốt nhất.

1. Khái niệm Print server

Print server là thuật ngữ để chỉ các hệ thống in tiên tiến, nó có thể là một thiết bị mạng, một ứng dụng phần mềm hoặc một chiếc máy tính quản lý các yêu cầu in. Trong các tổ chức lớn, một chiếc máy tính chuyên dụng có thể đóng vai trò là print server, giám sát hàng trăm máy in khác nhau.

2. Chức năng của print server

Print server quản lý quy trình in cho tất cả người dùng trong một mạng hệ thống. Nó nhận lệnh in từ nhiều người dùng khác nhau và phân bổ lệnh in đó tới các máy in khác nhau dựa trên loại lệnh tin, tính khả dụng của máy in cùng nhiều yếu tố khác. Điều này giải phóng sức mạnh xử lý của máy tính người dùng, cho phép họ tiếp tục các tác vụ khác trong khi print server xử lý nhu cầu in của họ.

Ngoài ra, print server sẽ còn quản lý tài nguyên máy in. Nó có thể theo dõi mực máy in và mức mực, số lượng giấy còn lại và trạng thái máy in. Những thông tin này có thể được chuyển tiếp lại cho người dùng hoặc quản trị viên mạng hệ thống để đảm bảo rằng máy in luôn trong trạng thái sẵn sàng hoạt động.

Về cơ bản, print server giống như một đầu não điều khiển tất cả các tác vụ liên quan đến in ấn. Nó sẽ đảm bảo mỗi lệnh in của người dùng đều đến đích nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.

3. Tầm quan trọng của print server trong thế giới kỹ thuật số

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, tầm quan trọng của print server là không thể phủ nhận. Bất chấp việc mọi nhu cầu đều đã chuyển đổi sang không gian số nhưng nhu cầu về các bản sao vật lý của tài liệu vẫn tồn tại trong hầu hết mọi lĩnh vực, bao gồm giáo dục, y tế, luật và kinh doanh.

Print server đảm bảo rằng các dịch vụ quan trọng này có thể tiếp tục hoạt động trơn tru. Nó quản lý luồng công việc in, đảm bảo rằng mỗi tài liệu được in chính xác và hiệu quả. Hơn nữa, hệ thống này có thể giúp giảm chi phí in ấn bằng cách quản lý tài nguyên máy in và tránh những hành vi in ấn không cần thiết.

Chưa hết, print server cũng có thể gia tăng cường độ bảo mật cho các dữ liệu quan trọng. Nó được cài đặt với khả năng yêu cầu xác thực người dùng trước khi in, giảm nguy cơ rò rỉ thông tin nội bộ.

4. Phân loại print server

Print server được chia thành 3 loại để phục vụ cho các cơ sở hạ tầng mạng khác nhau, gồm có print server nội bộ (internal print server), print server bên ngoài (external print server) và print server không dây (wireless print server).

- Internal print server: là một thiết bị phần cứng được cài đặt bên trong máy in. Nó kết nối máy in trực tiếp với hệ thống mạng, cho phép nó nhận lệnh in từ bất kỳ máy tính nào được kết nối.

- External print server: là một thiết bị độc lập kết nối với máy in qua cổng USB hoặc cổng song song.

- Wireless print server: hoạt động tương tự như external print server nhưng nó kết nối không dây với mạng hệ thống.

5. Cách thức hoạt động của print server

Để hiểu cách hoạt động của print server, hãy thử tưởng tượng một môi trường văn phòng nơi nhiều nhân viên cần in tài liệu suốt cả ngày. Nếu không có print server, mỗi nhân viên sẽ cần phải kết nối trực tiếp máy tính của họ với máy in, và quá trình in này có thể tốn thời gian và tốn tài nguyên.

Khi có print server, nhân viên sẽ gửi lệnh in của họ đến print server, sau đó máy chủ này sẽ quản lý hàng đợi lệnh in và gửi từng lệnh in đến máy in thích hợp khi nó sẵn sàng. Print server cũng sẽ giúp quản lý tài nguyên máy in, thông báo cho người dùng hoặc quản trị viên khi mức mực sắp hết hoặc khi nào cần thêm giấy.

Tổng quan mà nói có rất nhiều lợi ích khi sử dụng print server:

- Thứ nhất, nó có thể giúp nâng cao hiệu quả bằng cách quản lý luồng công việc in, đảm bảo rằng mỗi công việc được hoàn thành kịp thời.

- Thứ hai, print server có thể giúp bảo tồn tài nguyên văn phòng, tránh lãng phí tài nguyên giấy, mực.

Ngoài những lợi ích này, print server còn có thể nâng cao tính bảo mật. Bằng cách yêu cầu xác thực người dùng trước khi in, print server có thể giúp ngăn chặn hành vi truy cập trái phép vào các thông tin tuyệt mật của công ty, tổ chức.

Và cuối cùng, print server có thể giúp đơn giản hóa việc quản lý máy in. Bằng cách tập trung quản lý tất cả máy in kết nối với hệ thống mạng, print server có thể giám sát và bảo trì máy in dễ dàng hơn.

6. Những điều cần lưu ý khi chọn mua print server

Có một số yếu tố cần xem xét khi chọn print server. Đầu tiên bạn hãy xem xét quy mô và cấu trúc mạng của công ty, tổ chức của mình. Có bao nhiêu máy tính và máy in, chúng được phân phối như thế nào? Những yếu tố này sẽ quyết định loại và dung lượng print server bạn cần.

Thứ hai, bạn cần xem xét nhu cầu của các thành viên, phòng ban trong công ty, tổ chức. Họ có cần in số lượng lớn tài liệu một cách nhanh chóng không? Họ có yêu cầu bản in chất lượng cao không? Hiểu được nhu cầu này thì bạn mới có thể chọn được print server có thể đáp ứng một cách hiệu quả.

Cuối cùng, bạn cần xem xét ngân sách của mình. Print server có giá khác nhau rất nhiều, vì vậy điều quan trọng là bạn chọn kiểu máy phù hợp với ngân sách trong khi vẫn đáp ứng được các nhu cầu nêu trên.